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GSB DriveMail

Dank des E-Mail-Moduls können Sie alle Ihre E-Mail-Konten im Antriebssystem verwalten (wenn Sie Benutzer einer öffentlichen Einrichtung sind, kann Ihre Einrichtung den Umfang der hinzufügbaren E-Mail-Adressen einschränken). Sie können eingehende E-Mails mit ihren Anhängen lesen, beantworten und neue E-Mails erstellen.

Hinzufügen eines E-Mail-Kontos

  • Geben Sie im Menü „Module“ das Feld „Mail“ ein.
  • Definieren Sie Ihre E-Mail-Adresse mit der Option E-Mail-Konto hinzufügen.
  • Geben Sie in diesem Feld die Serverparameter und Passwortinformationen ein. Austauschinformationen kommen automatisch in Ihre Institution. Nachdem Sie die Parameter eingegeben haben, wählen Sie die Option „Konto bestätigen“, führen Sie den Kontobestätigungsprozess durch und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
  • Alle E-Mails auf Ihrem Server werden auf dem Bildschirm angezeigt.
  • Um eine neue E-Mail zu erstellen, klicken Sie oben links auf die Option „Neue E-Mail“.
  • Bearbeiten und senden Sie Ihre E-Mail auf dem sich öffnenden Bildschirm.
  • Die E-Mails, die Sie aus diesem Bereich versenden, werden über Ihre E-Mail-Adresse an das Ziel weitergeleitet.
  • Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, laden Sie die Dateien auf Ihren Desktop hoch, indem Sie auf das Büroklammersymbol neben der Schaltfläche „Senden“ klicken.
  • Für die hochgeladene Datei wird der Download-Link der Datei automatisch in Ihrer E-Mail platziert.
  • So können Sie auf Ihre E-Mails antworten oder neue E-Mails mit unbegrenzter Dateigröße versenden.

Wenn das Kontingent Ihres E-Mail-Kontos voll ist, können Sie Ihre E-Mails mit der Archivierungsmethode archivieren und Speicherplatz in Ihrem Kontingent freigeben, indem Sie Ihre archivierten E-Mails löschen.

  1. E-Mails archivieren
    1. Mail-Archivierungsmethoden
      • Archivieren: Ermöglicht die einmalige Archivierung ausgewählter E-Mails.
      • Archivieren und Löschen: Ermöglicht das Archivieren einmalig ausgewählter E-Mails und das Freigeben von Speicherplatz durch Löschen dieser E-Mails vom Server.
      • Automatische Archivierung: Bietet regelmäßige Archivierung von E-Mails nach festgelegten Kriterien.
      • Automatische Archivierung und Löschung: Es ermöglicht die regelmäßige Archivierung von E-Mails und die Freigabe von Speicherplatz, indem sie anhand der angegebenen Kriterien vom Server gelöscht werden.
    2. AutoArchive-Parameter
      • E-Mail-Ordner
      • Eingehende E-Mail-Adresse
      • Eingehend vom E-Mail-Server
      • Ausgehend an E-Mail-Adresse
      • Um
      • was ist inbegriffen
      • Vorher/Nachher-Datum
      • Markiert /Mit Lesebestätigungen /Mit Dateianhang

      Um den Archivierungsvorgang durchzuführen, können Sie auf alle E-Mails zugreifen, die Sie archivieren möchten, indem Sie auf die Schaltfläche „AutoArchivierungsregel hinzufügen“ klicken.

      • Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoArchive-Regel.
      • Wählen Sie den Ordner aus, der die E-Mails enthält, die Sie archivieren möchten.
      • Geben Sie die Kriterien für die Archivierung der relevanten E-Mails an und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
      • Anhand der entsprechenden Kriterien können Sie sehen, wie viele Mails Sie auf Ihrem Server haben und können den Archivierungsprozess durchführen, indem Sie eine von 4 verschiedenen Methoden wählen.
  2. Bearbeiten und Entfernen von AutoArchive-Regeln
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen.
    • Wählen Sie im Dreipunktmenü neben Ihrem E-Mail-Konto die Option „AutoArchivierungsregeln“ aus.
    • Bearbeiten und löschen Sie über das Dreipunktmenü neben den erstellten Archivregeln.

    Notiz:: Auch wenn Sie das Mail-Modul mit automatischen Archivierungsregeln nicht öffnen, werden Ihre Mails weiterhin archiviert und von Ihrem Server gelöscht.

Für das Benutzerhandbuch klicken Sie hier.